ASPECTOS PRIMORDIALES DE LA EJECUCION Y CONTROL

 “¡El que quiere hacer algo, encuentra el camino. El que no quiere hacer nada, encuentra una excusa!”

Integrantes del Equipo Sección 5

Ernesto Vasquez
Luisa Son
Keila Granados
Carlos Medina
Jessyca Cruz
Victor Granados
Flor Barrios

 INTEGRANTES DEL EQUIPO  SECCION 7:

Giraily Quilarque

Katheryne Chirino

Yoselis Rodriguez 

Integrantes del Equipo Sección 3

Genesis Malave

Aixa Medina

Reinaldo Muñoz

Nestor Mendez

Ludysbelia Noel

 Integrantes del Equipo Sección 6

VANESSA TIL
EDYMARLIS MAYORCA
MARLEIDY SAMARA
YERALDIN RIVERO
DEXIREE COLINA

 Integrantes del Equipo Sección 1

NIURKA DELGADO
JUAN OSORIO
DANESYS CAMPOS
EDDA DIAZ

                 

                         

El Control

El control consiste en comprobar o verificar que lo que sé esté haciendo asegure el progreso de las actividades planificadas para lograr el objetivo definido, con un mínimo de desviaciones o, preferentemente, sin ellas. Establecer un buen plan, distribuir las actividades requeridas para ese plan y la ejecución exitosa por parte de cada miembro no asegura, necesariamente, que la empresa será un éxito. Es común que se presenten desvíos, contradicciones, errores de concepto o fallas en la comunicación que demanden acciones correctivas con la mayor celeridad posible.

REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

§   Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.

§   Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

BASES DEL CONTROL.

El control se basa en la consecución de las siguientes actividades:

v Planear y organizar. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

v Hacer. El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.

v Evaluar. El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.

v Mejorar. La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

 

Actividades primordiales de Control

1. Comparar resultados con respecto a los objetivos y metas establecidos.
2. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
3. Idear y/o procurar los medios efectivos para medir las operaciones.
4. Comunicar fehacientemente cuáles son los parámetros de medición.
5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y los desvíos, sugiriendo las acciones correctivas cuando sean necesarias.

Si bien el enunciado de estos cuatro pasos parece simple de comprender, los elementos componentes: personas, recursos, objetivos, metas, plazos, técnicas, métodos, funciones, roles, etc. han determinados infinidad de estilos de dirección, algunos exitosos, otros fallidos. A pesar de ello existen denominadores comunes a cada uno de estos elementos que desarrollaré en el próximo número.

Simultáneamente, debe tenerse en claro que estas cuatro actividades no se dan en forma secuencial ni tampoco estrictamente centralizadas en un jefe o responsable (aquél que asume la toma de decisiones). Un gerente puede estar a cargo de la planificación de ciertos proyectos, a su vez, controlar actividades pertenecientes a otros proyectos en curso, ejecutar él mismo otras tareas y, eventualmente, organizar un nuevo sub-sector en formación.

Todos estos pasos y su simultaneidad están dados, principalmente, por los objetivos y metas propuestas que surgen de la misión y visión establecidas oportunamente por la alta Dirección. De allí que resulte posible definir alineaciones y desvíos con precisión. En caso contrario, no sólo cambiará el escenario externo sino también el interno, haciendo imposible la medición brinde resultados a lo largo del tiempo de vida de todo Proyecto, Proceso de Cambio o simplemente cualquier medida orientada a la supervivencia de la empresa.

Como siempre digo en mis seminarios: sólo puedo controlar aquello que puedo medir. Si es factible de medición, es cuantificable y puedo determinar si algo rindió “más” o “menos”, demandó más o menos recursos (más o menos eficiente) o alcanzó parcial o totalmente los objetivos (más o menos eficaz) con un indicador numérico, no simplemente como una abstracción: siempre hagamos las cosas con la mayor sencillez posible, pero evitemos ser simplistas, la realidad dista mucho de serlo.


Título: Capacitación en materia contable como un medio para el control administrativo a los miembros del consejo comunal Las Casitas, Parroquia Guzmán Guillermo, Municipio Miranda - Estado Falcón

Autor: Bermúdez, Ramona

Resumen 

 

En la actualidad son muchas las comunidades que han adaptado como forma de organización la figura de consejo comunal, con el propósito fundamental de buscar solución de los principales problemas que le afectan en la búsqueda de una mejor calidad de vida. El método que se está utilizando y que está siendo promovido por las diferentes instituciones gubernamentales, es el de la formación y ejecución por parte de las comunidades de los llamados proyectos comunitarios, una vez identificada las necesidades más precisas. El proyecto comunitario, es un conjunto organizado de acciones que codifican las preferencias y los deseos primarios de toda una comunidad. Se tiene como propósito motivar, incentivar y liderar a las comunidades para la correcta aplicación de los procesos administrativos y contables en la ejecución de sus actividades y cumplimiento de sus funciones, ya que esta problemática es evidente y tiende a dificultar el desarrollo y crecimiento, tanto del consejo comunal como de la comunidad, es por ello que se realizara con un diagnóstico participativo de las situaciones problemáticas para diseñar e implementar nuevos métodos de supervisión y conducción en dichas actividades.

Proyecto (Programa Nacional de Formación en Administración).—Instituto Universitario de Tecnología "Alonso Gamero" (IUTAG), 2011

La fase de control en la administración es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Todo  negocio  debe tomar decisiones sobre la forma en que se van a distribuir los recursos de la empresa.  La contabilidad, es una herramienta cuyo objetivo fundamental consiste en la registrar  todo movimiento económico que exista en la empresa, que de una u otra forma afectan o benefician a el patrimonio de nuestra empresa.

De tal manera  que la contabilidad  proporciona información  valiosa para tomar decisiones, como también  permite organizar todas las operaciones que se realizan en un negocio, expresándolas en términos monetarios. Básicamente la contabilidad es una herramienta importante de la administración, ya que nos brinda la información necesaria sobre los usos que se le da a nuestro capital o patrimonio, cabe  mencionar que es necesario contar con información financiera, confiable, útil y oportuna.

                    A continuación un video acerca  del proceso de control administrativo.

1- Definición de los resultados deseados:

El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinado el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. Una vez mas queda demostrada la interacción  entre plantación y control .  En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables

definición de los resultados deseados.

2-Determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados:

La idea de que el control administrativo consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado es errónea. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudaran a la obtención de los resultados deseados.

3-Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados:

Lo que se pretende en esta  es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento  predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados

4- Especificación de flujo de información :

El éxito de un sistema de información para  ejercer el control administrativo esta en función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio, es decir barra que preguntarle a cada responsable de las diferentes áreas que integran la empresa sean de línea o bien de staff.

5-Evaluación y aplicación de la acción correctiva.

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis cuidadoso de cada elemento predictivo  para detectar donde se encuentran realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio. La elección final y aplicación de la correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de línea, de modo que dicha acción no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es imprescindible planear nuevamente, es decir, corregir el curso de acción actual, en el función de la corrección propuesta, de tal forma que la brecha entre lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor.

                                                    

En El Departamento De Finanzas
 
Motivado por los cambios en el diseño y en la producción de las bicicletas, se han producido una serie de gastos que han sido difíciles de cubrir por la empresa, debido a la disminución en las ventas. El gerente de finanzas determina el problema y lo comunica a la gerencia general.
VARIABLE: Por la pocas ventas registradas, no se han podido cubrir los gastos generados en los departamentos de producción y diseño, lo que ocasiona que la producción se paralice por falta de presupuesto.
 
Alternativa # 1
Solicitar un préstamo a una institución financiera para cubrir los gastos.
Ventajas

• Se podrían cubrir los gastos producidos por los cambios hechos en las bicicletas.
• Aumento de la producción.
• Aunque esta solución nos traería deudas futura, estas podrían ser cubiertas con el aumento en las ventas que se desea conseguir.

Desventajas

• Esta alternativa traería mas deudas a la empresa.
• Un aumento en las tasas de interés, producirá un alza en la cantidad a pagar y si no se alcanza el nivel de ventas deseado, puede traer consecuencias negativas a los objetivos de la empresa.

La ejecución

La ejecución es el proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido planeada, preparada y organizada. Al respecto Ferry dice que “en la práctica, muchos gerentes creen que la ejecución es la verdadera esencia de la administración. La ejecución trata exclusivamente con personas.”

El Jefe o Gerente debe tomar medidas o iniciativas que impulsen y pongan en movimiento las acciones pertinentes para que los miembros del grupo lleven a cabo las tareas en forma concreta: dirigir para que se haga lo que se pautó según lo planificado. Las tareas de dirigir no se reducen a dar órdenes: el coaching, la instrucción, el liderazgo, la motivación de la propia creatividad de los actores del plan son parte integrante e indivisible del proceso ejecutivo.

Actividades primordiales de la Ejecución

1. Poner en práctica la participación por todos los afectados por las decisiones.
2. Conducir y reorientar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
3. Motivar.
4. Comunicar.
5. Desarrollar a los empleados para que realicen todo su potencial.
6. De acuerdo con el punto b. también reconocer el trabajo bien hecho.
7. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
8. Revisar los resultados de la ejecución a la luz de los parámetros con los que se controla.